Inhoud
- Oproep ontvangen
- Identificeer de behoeften van de beller
- Gesprek doorverbinden naar de juiste persoon op kantoor
- Einde oproep
De eerste communicatie tussen een potentiële klant en een advocatenkantoor gebeurt meestal telefonisch en met een receptioniste. Daarom is het belangrijk dat de receptioniste van het bedrijf te allen tijde professioneel en hoffelijk is. Het behouden van professionaliteit kan soms een uitdaging zijn, vooral voor receptionisten die dagelijks een groot aantal telefoontjes bijwonen, maar er zijn bepaalde principes die u altijd moet volgen bij het beantwoorden van oproepen bij een advocatenkantoor.
Oproep ontvangen
Beantwoord elke oproep door de naam van het advocatenkantoor te zeggen, uw naam en identificeer vervolgens wie er belt en vraag: "Hoe kan ik u helpen?" Bijvoorbeeld: "Goedemorgen, dit is het advocatenkantoor van X en Y, Jane spreekt, met wie praat ik?" Zodra u de beller bij naam heeft geïdentificeerd, vraagt u: "Hoe kan ik u vandaag helpen, mevrouw Z", vergeet niet de cliënt op naam te vermelden voor de rest van het gesprek. Annotaties tijdens elke oproep kunnen nuttig zijn, vooral met betrekking tot namen. Houd een positieve toon tijdens het gesprek, wees geduldig en verlies nooit je geduld. Vermijd het gebruik van jargon, jargon of niet-woorden zoals "aham" en "hum".
Identificeer de behoeften van de beller
Het is erg belangrijk om goed te luisteren naar wat de potentiële klant nodig heeft om aan uw behoeften te voldoen en de gevraagde informatie op een duidelijke en beknopte manier te verstrekken. Bij elke oproep is er iemand op zoek naar informatie of een bepaalde persoon.
Gesprek doorverbinden naar de juiste persoon op kantoor
Als u de oproep naar een advocaat wilt overbrengen, vraagt u de klant om te wachten op de overdracht op de lijn. Neem vervolgens contact op met de advocaat en maak de oproep bekend op basis van de naam en het doel van de oproep, dus maak de overdracht als de advocaat beschikbaar is. Laat de klant niet langer dan 45 seconden wachten op de lijn. Vraag na deze periode of de cliënt liever blijft wachten, of hij het leuk vindt als de advocaat de oproep terugstuurt of als hij er de voorkeur aan geeft later te bellen.
Einde oproep
Voordat u de telefoon uitschakelt, vraagt u of u iets anders kunt doen en bedankt de klant voor het bellen met het advocatenkantoor. Het komt zelden voor dat een receptioniste de potentiële klant overtuigt om de dienst in te huren, maar het is heel gewoon dat de klant verdwaald is door een slechte, onbeschofte of onprofessionele service.