Inhoud
- Spreek duidelijk
- Begroet klanten goed
- Vraag hoe je kunt helpen
- Luister naar het verzoek van de consument
- Vraag om het gesprek in de wacht te zetten
- Praat niet met je mond vol
- Spreek niet te hard of te laag
- Laat de klant niet wachten
- Gebruik geen straattaal
- Pak de telefoon niet achteloos op.
Als u in een kantoor werkt, een klein bedrijf of gewoon wilt zorgen dat goede telefoongesprekken bij u thuis worden uitgeoefend, past u de regels voor etiquette toe. Weten wat te doen en wat niet te doen bij het beantwoorden en telefoneren is een vereiste. Dit zal u helpen om klanten te werven en te behouden, plus gesprekken voeren vanaf uw huistelefoon.
Spreek duidelijk
Zorg ervoor dat al je woorden duidelijk zijn wanneer je spreekt. Geef ze als ik een beetje lach. Spreek langzaam, omdat de persoon aan de andere kant van de telefoon u moet begrijpen.
Begroet klanten goed
Wanneer u de telefoon opneemt, moet u de klant begroeten op basis van het tijdstip van de dag (bijvoorbeeld 'goedemorgen', 'goedemiddag' of 'goedenavond'). Bedankt voor de link in de eerste begroeting. Hierdoor voelt de klant zich op zijn gemak bij het uiten van een klacht of het stellen van een vraag.
Vraag hoe je kunt helpen
Vraag de klant hoe je kunt helpen wanneer ze je begroeten. Nadat u de reden voor de oproep hebt gehoord, probeert u de consument over te brengen naar de juiste afdeling als u niet kunt helpen.
Luister naar het verzoek van de consument
Luister aandachtig naar het verzoek van de klant. Stel vragen om te bepalen hoe u kunt helpen. Onderbreek niet wanneer de beller aan het spreken is.
Vraag om het gesprek in de wacht te zetten
Voordat u een gesprek in de wacht plaatst, moet u toestemming vragen. Nadat u op de vergrendelknop hebt gedrukt, werkt u om het klantprobleem zo snel mogelijk op te lossen.
Praat niet met je mond vol
Beantwoord de telefoon niet met je mond vol. Dit maakt het moeilijk voor de klant om u te begrijpen en is frustrerend, vooral als de oproep dringend is. Het beantwoorden van de telefoon op het werk, tijdens het eten, geeft een onprofessionele indruk.
Spreek niet te hard of te laag
Beantwoord de telefoon op het volume dat u normaal gesproken spreekt. Zacht praten is een uitdaging voor de klant om te begrijpen wat u zegt. Dit kan de beller verwarren, niet wetend dat hij het juiste nummer heeft gekozen. De telefoon te hard beantwoorden klinkt hard en schurend, wat onaantrekkelijk is voor de consument.
Laat de klant niet wachten
Als u het gesprek in de wacht moet plaatsen, laat de persoon dan niet te lang wachten. Ga om de paar seconden terug om de consument op de hoogte te houden van je vorderingen.
Gebruik geen straattaal
Het gebruik van straattaal of afgekorte woorden tijdens een telefoongesprek is ongepast en onprofessioneel. Als u bijvoorbeeld iets voor de klant moet controleren, zegt u "slechts een moment" en niet "wacht even".
Pak de telefoon niet achteloos op.
In plaats van simpelweg 'hallo' te zeggen bij het beantwoorden van een zakelijk telefoongesprek, moet u de bedrijfsnaam vermelden of meteen de bedrijfsslogan zeggen.