Inhoud
Bij het professioneel schrijven van een e-mail kan men het grootste deel van de tijd besteden aan het controleren of elk stukje informatie is opgenomen, dat het correct is opgemaakt en dat de spellingcontrole is uitgevoerd. Vergeet echter niet de e-mail te sluiten. Het creëren van een professioneel einde voor e-mail kan een groot verschil maken in de manier waarop iemand deze ontvangt. Laat bij de ontvanger een goede indruk achter.
Contactgegevens
Als u voor het eerst een professionele e-mail verstuurt, is het een goed idee om deze af te sluiten met uw contactgegevens, niet alleen met uw naam. Hoewel de ontvanger automatisch uw adres verkrijgt na ontvangst van de e-mail, moet u andere vormen van contact aanbieden. Als u voor een specifiek bedrijf werkt, neem dan deze contactgegevens op, inclusief een adres. Geef uw directe telefoonnummer op en geef aan of het een mobiele telefoon of een vaste lijn is. Als uw bedrijf een hoofdkantoor heeft, vergeet dan niet de extensie op te nemen. Hoe meer contacten u achterlaat, hoe groter de kans dat de persoon contact met u opneemt.
Anticiperen op sluiting
Leslie O'Flahavan van Writing Matters houdt ervan om een professionele e-mail af te sluiten met de zin "Ik kijk uit naar ...". Ze zegt dat dit het doel van de e-mail zal herhalen. Bovendien plaatst het ook de persoon die u de e-mail heeft gestuurd in een antwoordpositie. Als u bijvoorbeeld een e-mail hebt gestuurd over een vacature, moet deze eindigen met "Ik kijk uit naar uw beslissing over mijn sollicitatie". De ontvanger weet nu met zekerheid wat het doel van uw e-mail is.
Problemen en zorgen
Zorg ervoor dat u bij het afsluiten van een professionele e-mail een uitnodiging voor een reactie aanbiedt, zoals 'Laat het me weten als u vragen of opmerkingen heeft over ...', aangezien dit de ontvanger groen licht geeft om zonder gevoel te reageren alsof je er last van hebt, of dat je e-mail bedoeld was als het laatste woord. Dit houdt ook het gesprek gaande. Zorg er bij het verzenden van een e-mail voor dat alle betrokkenen op dezelfde pagina staan en dat alle vragen en opmerkingen zijn behandeld.
Overwegingen
Het einde van een professionele e-mail kan een persoonlijk tintje hebben, afhankelijk van uw relatie met de ontvanger. Na verloop van tijd kan een professioneel contact een vriend worden, waardoor u een e-mail kunt beëindigen met een interne grap of zelfs een onafhankelijk verhaal. Doe dit echter pas als er een vriendschapsrelatie is ontstaan. Een e-mail beëindigen met "Met vriendelijke groet" is een goed compromis. Dit laat zien dat u niet alleen een zakelijke relatie bent, maar een zorgzaam persoon. Wees niet bang om aan het einde van een e-mail een beetje beleefdheid te tonen, vooral als deze professioneel is.