Inhoud
Bij het professioneel schrijven van een e-mail kan men het grootste deel van de tijd besteden aan het zorgen dat elke informatie is opgenomen, dat deze correct is opgemaakt en dat de spellingcontrole is uitgevoerd. Vergeet echter niet dat de e-mail is gesloten. Een professioneel einde maken aan e-mail kan een enorm verschil maken in hoe de persoon het krijgt. Laat de ontvanger met een goede indruk over u achter.
Contact informatie
Als u voor de eerste keer een professionele e-mail verzendt, is het een goed idee om deze te beëindigen met uw contactgegevens, niet alleen met uw naam. Hoewel de ontvanger automatisch uw adres ontvangt na ontvangst van de e-mail, moet u andere vormen van contact aanbieden. Als u voor een specifiek bedrijf werkt, neemt u deze contactgegevens op, inclusief een adres. Geef uw telefoonnummer direct op en geef aan of het een mobiele telefoon of vaste lijn is. Als uw bedrijf een plant heeft, vergeet dan niet het filiaal op te nemen. Hoe meer contacten u verlaat, hoe groter de kans dat de persoon in contact komt.
Anticipatie op marktafscherming
Leslie O'Flahavan, van Writing Matters, vindt het leuk om een professionele e-mail te beëindigen met de zin "Ik kijk uit naar ...". Zij verklaart dat dit het doel van de e-mail zal herhalen. Bovendien plaatst het ook degene die u de e-mail heeft gestuurd in een antwoordpositie. Als u bijvoorbeeld een e-mail over een taak hebt verzonden, moet u eindigen met "Ik kijk uit naar uw beslissing over mijn aanvraag". De ontvanger weet nu zeker wat het doel van uw e-mail is.
Vragen en zorgen
Wanneer u een professionele e-mail afsluit, moet u een uitnodiging voor een antwoord aanbieden, zoals 'Laat het me weten als u vragen of opmerkingen heeft over ...', omdat dit de ontvanger een groen licht geeft om te reageren zonder zich te voelen alsof het je dwars zat, of dat je e-mail het laatste woord was. Dit zorgt er ook voor dat het gesprek blijft stromen. Zorg er bij het verzenden van een e-mail voor dat alle betrokkenen zich op dezelfde pagina bevinden en dat alle problemen zijn opgelost.
overwegingen
Het einde van een professionele e-mail kan een persoonlijk tintje hebben, afhankelijk van uw relatie met de ontvanger. Na verloop van tijd kan een professioneel contact een vriend worden, waardoor je een e-mail kunt beëindigen met een interne grap of zelfs een onafhankelijk verhaal. Doe dit echter niet totdat er een vriendschapsrelatie is ontstaan. Het beëindigen van een e-mail met "Met vriendelijke groet" is een goed compromis. Dit toont aan dat u niet alleen een zakelijke relatie, maar een zorgzame persoon bent. Wees niet bang om enige hoffelijkheid te tonen aan het einde van een e-mail, vooral als deze professioneel is.