Inhoud
- Benadruk de belangrijkste zorgen
- Geef specifieke voorbeelden
- Vermijd emotionele uitdrukkingen
- Stel verbeteringen voor
Het maakt niet uit of u in een bedrijfs- of winkelomgeving werkt, als u zich zorgen maakt over uw werk, moet u deze onder de aandacht van uw baas brengen. Door uw zorgen door middel van een brief kenbaar te maken, kan uw baas precies begrijpen wat er gebeurt zonder ruimte te laten voor verkeerde interpretaties, aangezien al uw gedachten en ideeën duidelijk zullen worden uitgedrukt. Volg hiervoor enkele richtlijnen om ervoor te zorgen dat uw zorgen op een professionele manier worden aangepakt.
Benadruk de belangrijkste zorgen
Leg in de eerste alinea van de brief precies uit waarom u contact opneemt met uw baas. Gebruik de eerste twee zinnen om u te informeren over werkkwesties en vervolg met een directe uitleg van wat u dwarszit. In dit begin is het belangrijk om de belangrijkste redenen voor bezorgdheid te benadrukken. Bijvoorbeeld:
'Hallo, meneer Smith. Ik ben aan het schrijven omdat ik een aantal ontmoedigende zorgen heb over het landschapswerk dat aan mijn divisie is toegewezen. In al mijn observaties merkte ik dat zeer vermoeide werknemers na kantooruren arriveerden en machines onprofessioneel bedienden.'
Geef specifieke voorbeelden
Nadat het doel van de brief is uitgelegd, kunt u de situatie onderzoeken door specifieke voorbeelden te geven. Dit geeft u een duidelijk beeld van de situatie en verkleint de kans dat uw brief onopgemerkt blijft. Bijvoorbeeld:
"Op 1 maart 2011 arriveerde Jason S. Masters om 10:45 uur op de werkplek, anderhalf uur na zijn aankomsttijd. Bij aankomst bleek hij overdreven moe te zijn en begon hij de machines te bedienen zonder de In de loop van de middag merkte ik dat verschillende werknemers met zware machines werkten zonder een helm te dragen of veiligheidsmaatregelen te nemen ”.
Vermijd emotionele uitdrukkingen
Wees tijdens de productie van de brief niet overdreven emotioneel, aangezien dit de professionaliteit en legitimiteit van de brief vermindert. Zorg ervoor dat alle instructies gebaseerd zijn op feiten en vrij zijn van emotionele boventonen. Het doel van de brief is om uw baas de nodige informatie te verstrekken om de exacte oorzaken van de bezorgdheid te schetsen, zodat hij actie kan ondernemen als hij dit nodig acht.
Stel verbeteringen voor
Geef aan het einde van de brief suggesties over uw zorgen. Zorg ervoor dat het echt suggesties zijn en geen vereisten. Gebruik voor de suggestie zinnen als "Denk je dat het beter zou zijn ..." of "Misschien is het nuttig ...". Gebruik dit deel van de brief om uw ideeën te presenteren en sluit het af met een vergaderverzoek, zodat u uw zorgen kunt bespreken en ideeën kunt uitwisselen om eventuele andere problemen op te lossen.