Hoe schrijf je een brief met het aanvragen van donaties voor een communautair evenement

Inhoud

• routebeschrijving

Als u verantwoordelijk bent voor het veiligstellen van donaties voor een gemeenschapsevenement, is het essentieel om een ​​brief te schrijven door een bestelling te plaatsen. Vanwege de huidige economische problemen geven bedrijven en particulieren niet zoveel als vroeger. Volg dus de onderstaande stappen en zorg dat uw verzoek zich onderscheidt van de anderen.

routebeschrijving

Een treffende brief kan een verschil maken wanneer u donaties zoekt voor een community-evenement. (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

1. Vertel wie de donatie aanvraagt. Het is niet genoeg om de naam van de organisatie of groep die u vertegenwoordigt te zeggen, leg ook uit wie u bent. Als je deel uitmaakt van een groep die het centrum of een kankeronderzoeksorganisatie wil revitaliseren, maak dan een volledige presentatie, waarbij niet alleen de officiële naam wordt benadrukt. Bijvoorbeeld: "Organisatie X wil inspanningen concentreren om de revitalisering van de binnenstad te bevorderen."

2. Wees specifiek over wat u zoekt. Als u een contante donatie aanvraagt, vraag dan om het bedrag dat u wilt. Als je goederen nodig hebt om een ​​veiling, fondsenwerving of een ander evenement in de gemeenschap te doen, maak dat dan duidelijk in de brief. Als u donatie nodig heeft voor eten of drinken, vraag dan naar de juiste items. Laat de lezer zich niet afvragen wat u van plan bent. Als het zegt: "De wijnproeverij is een hoogtepunt van ons liefdadigheidsevenement en we willen graag uw wijn presenteren. U zou vijf dozen met drank voor dit evenement kunnen schenken? Wij voorzien u graag van een banner met het logo van uw bedrijf ".

   
   

3. Wees niet wijs. Zorg ervoor dat de bestelling niet inconsistent of te lang is. Ga direct ter zake, wees beknopt en blijf bij het hoofdonderwerp.

4. Stuur de brief naar de juiste persoon. Het in handen krijgen van de persoon die de beslissingsbevoegdheid van het bedrijf heeft, is cruciaal. Als niemand in uw organisatie bekend is met het bedrijf, doe dan een zoekopdracht bij het bedrijf door op de site zelf te zoeken om de naam van de manager te achterhalen. Stuur de brief persoonlijk naar de ontvanger.

5. Voltooi het verzoek met woorden van dankbaarheid. Beëindig de brief door te zeggen "bedankt voor het overwegen van dit verzoek". Dit soort verklaring maakt de bedrijfseigenaar of -beheerder bekend dat u rekening met hem houdt. Nodig de verantwoordelijken van het bedrijf uit om deel te nemen aan het community-evenement.

6. Zorg ervoor dat u specifieke contactgegevens opgeeft zodat de bedrijfsvertegenwoordiger of manager met u kan communiceren en u een antwoord kan geven.

   
   

7. Vraag iemand om uw verzoek te beoordelen. Kies een vertrouwde vriend met goede schrijfvaardigheden om de brief te herzien en de nodige wijzigingen aan te brengen. Het is altijd handig om een ​​second opinion te hebben om je werk te beoordelen.

8. Nadat u de brief hebt verzonden, neemt u contact op met de ontvanger om hen te laten weten dat u de details over een schenkingsaanvraag verzendt. Maak een korte samenvatting van wat u zoekt, want het is mogelijk dat de ontvanger een gift doet voordat hij de brief heeft ontvangen.Zo niet, schrijf dan een herinnering om de aanvraag telefonisch of persoonlijk op te volgen, één week nadat de ontvanger de brief heeft ontvangen.