Outlook gebruiken om vergaderruimtes te plannen

Schrijver: Virginia Floyd
Datum Van Creatie: 9 Augustus 2021
Updatedatum: 1 December 2024
Anonim
Adding and Scheduling Rooms in Outlook
Video: Adding and Scheduling Rooms in Outlook

Inhoud

In een druk kantoor met meerdere vergaderruimten kan het lastig zijn om bij te houden welke vergaderruimten in gebruik zijn en op welke tijden. De agenda in Microsoft Outlook kan worden gebruikt om uw vergaderingen, afspraken en evenementen te plannen en kan ook worden gebruikt voor kantoorbrede evenementen, zoals het plannen van vergaderruimten. U kunt een kalender instellen om alle vergaderruimtes in te plannen, zodat medewerkers eenvoudig de beschikbaarheid van de vergaderruimte voor elke datum en tijd kunnen zien.


routebeschrijving

U kunt meerdere vergaderruimtes plannen in een Outlook-agenda (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

    Vergaderruimten plannen met Outlook

  1. Open Microsoft Outlook. Klik op 'Agenda' in het bladwijzerpaneel. Klik met de rechtermuisknop op "Agenda" en selecteer "Nieuwe agenda". Voer een naam in voor de nieuwe agenda, zoals 'Vergaderruimteschema'.

  2. Klik op "View Schedule" in de interfacestrook. Klik met de rechtermuisknop op de kalender en selecteer 'Nieuwe afspraak'.

  3. Klik op 'Categoriseren' op het lint en selecteer 'Alle categorieën'. Selecteer een kleurcategorie en klik op "Naam wijzigen". Voer een naam in voor de categorie, zoals "vergaderruimte 1" of "hal conferentieruimte". Hernoem de extra kleurcategorieën, één voor elke conferentieruimte. Klik op 'OK'.


  4. Voer een titel in voor een vergadering of evenement in het onderwerpsvak. Typ in het tekstvak Locatie het nummer of de naam van de vergaderruimte. Voer de begindag en -tijd in voor gebruik van de vergaderruimte met de eindgebruikstijd. Als een vergaderruimte meerdere dagen zal worden gebruikt, kunt u de einddatum wijzigen.

  5. Voer de details in van de geplande vergadering voor de vergaderruimte in het hoofdvenster. U kunt een beschrijving van de vergadering en een lijst met deelnemers toevoegen.

  6. Klik op 'Categorie' op het lint en klik op de vergaderruimte waar de vergadering wordt gehouden. Deze kleurcode in de kalender maakt de vergadering gemakkelijk te onderscheiden tussen de verschillende vergaderruimten die tegelijkertijd worden gebruikt.

  7. Klik op "Opslaan en sluiten" om het evenement in de vergaderruimte te sluiten en terug te keren naar de kalender.