Inhoud
- verantwoordelijkheden
- Record onderhoud
- Verzekering en linkbuilding
- Registratie van activa en bewaring
- Aansprakelijkheid voor gerelateerde transacties
- Technologische controles
- Onafhankelijke kritische beoordeling
Bij het opzetten van een boekhoudsysteem moeten bedrijven en non-profitorganisaties een raamwerk voor interne controle opstellen. Dit proces helpt ervoor te zorgen dat het systeem goed werkt en dat alle betrokken medewerkers presteren zoals verwacht. Het beschikken over een essentieel bedrijfspapier biedt redelijke zekerheid door de kans op fouten te verminderen en de activa van de organisatie te beschermen. Vanwege hun belang moeten bedrijven de fundamentele principes van interne controle overwegen.
verantwoordelijkheden
Bedrijven moeten duidelijk verantwoordelijkheden vaststellen. Het toewijzen van specifieke verplichtingen aan individuen zorgt ervoor dat zij hun rol in het handhaven van interne controle begrijpen. Als een verantwoordelijkheid systematisch over het hoofd wordt gezien, kan een effectief systeem voor interne controle de werknemer identificeren die de aan hem opgedragen taak niet uitvoert.
Record onderhoud
Geheugen is geen onfeilbaar hulpmiddel, vooral als het gaat om grote hoeveelheden informatie of transacties. Met de juiste procedures voor het bijhouden van gegevens kunnen bedrijven een nauwkeurige geschiedenis van transacties hebben. Als deze informatie beschikbaar is, kan het bedrijf ze later raadplegen als het nodig is om een probleem op te lossen of twijfels weg te nemen.
Verzekering en linkbuilding
Helaas kan zelfs het beste interne controlesysteem het verlies van een actief niet voorkomen. Door een goed te beveiligen en een band te creëren met zijn werknemers, zorgt een organisatie ervoor dat het wordt terugbetaald als het wordt gestolen of anderszins wordt afgeleid.
Registratie van activa en bewaring
In een intern controlesysteem zijn mensen die fysieke toegang hebben tot de kassier en andere bezittingen niet dezelfde mensen die de gerelateerde documenten bewaren. Als de medewerker die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de kasregisters voor kleine uitgaven dezelfde is als degene die de kasontvangsten en opnames regelt, zou het vervalsen van gegevens en het verleggen van fondsen worden vergemakkelijkt. De persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de gegevens van de activa moet geen toegang hebben tot de activa die hij beheert.
Aansprakelijkheid voor gerelateerde transacties
Soms moeten meerdere taken worden voltooid voordat een enkele transactie is voltooid. In dit geval is het belangrijk dat elke activiteit die deel uitmaakt van de bewerking wordt uitgevoerd door verschillende werknemers. Dit zorgt ervoor dat meer dan één persoon betrokken is bij de taak en vergroot de kans dat fouten of frauduleuze handelingen ontdekt worden.
Technologische controles
Alarmen, elektronische toegangstoetsenborden en andere beveiligingsfuncties kunnen de activa van een organisatie helpen beschermen. De technologie biedt vaak veel meer controlemogelijkheden en kan 24 uur per dag worden gebruikt, zonder dat extra personeelskosten of onderbrekingen nodig zijn. Slimme bedrijven vergroten hun interne controlesystemen door te investeren in efficiënte, goedkope technologieën.
Onafhankelijke kritische beoordeling
Bedrijven moeten hun interne controlesystemen regelmatig herzien. De persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van deze evaluatie kan het werk dat wordt geverifieerd niet uitvoeren. Een onafhankelijke taxateur is ideaal voor deze functie omdat deze het werk dat wordt gedaan in het interne controleproces objectief documenteert en geen reden heeft om fouten te dekken of te optimistisch over de procedures te zijn.