Inhoud
Vaak zijn we in de zakenwereld verplicht om een begeleidende brief bij te voegen bij een groter rapport, dat per post, speciale bezorging of zelfs e-mail kan worden verzonden. Een formele begeleidende brief heeft een zeer specifiek doel en moet zo worden geschreven dat deze de inhoud presenteert en beschrijft, het saillante thema van het rapport herhaalt en ook de volgende stappen of acties aangeeft.
Schrijf een begeleidende brief voor het rapport
Stap 1
Gebruik briefpapier van het bedrijf om de aanbiedingsbrief van een rapport op te stellen in eerbied voor het belang van het begeleidende document. Zelfs als u briefhoofd-e-mail gebruikt, moet u deze als een papieren brief behandelen, inclusief een afbeelding van het bedrijfslogo op de e-mailpagina.
Stap 2
Voeg de datum van de dag toe, evenals adresgegevens, inclusief voor- en achternaam, titel, bedrijfsnaam, straat- en woonplaatsadres en postcode. Gebruik de begroeting "Caro", gevolgd door een formele begroeting, zoals de afkorting Dhr. Of Mevr. Als de persoon een vreemde is of "Caro" met de voor- of achternaam van de ontvanger als de persoon een bekende is.
Stap 3
Vermeld het doel van de brief in de hoofdparagraaf met woorden als 'Deze brief bevat de (naam van het rapport) voor uw beoordeling of opmerking (of welke handeling dan ook). Gebruik deze gelegenheid om het onderwerp van het rapport samen te vatten. Probeer de doel van het rapport zo beknopt mogelijk - in maximaal één of twee zinnen.
Stap 4
Let hier op de conclusie van het rapport, maar kom niet tot de kern van de conclusies van het rapport. U wilt dat de lezer het eigenlijke rapport leest en niet alleen de begeleidende brief. De brief moet de belangstelling van de lezer wekken voor wat er in het eindrapport staat.
Stap 5
Maak een formele voltooiingssectie of vervolgstappen, waarin u aangeeft wat de gewenste acties van de ontvanger zijn. Wilt u dat ze het document doorsturen of ondertekenen of een grotere bijeenkomst coördineren om de resultaten te presenteren? Wees heel specifiek over de volgende stappen, evenals de dag en datum, als er dringend actie nodig is.
Sluit de begeleidende brief af met een formele begroeting, zoals hartelijk, oprecht of bedachtzaam. Voeg de naam en titel van de auteur van de brief toe. Maak een lijst van de namen van de andere mensen die het rapport en de begeleidende brief zullen ontvangen in de "Cc" -ruimte (met kopie) in de e-mail.