Inhoud
Klantenbrieven volgen over het algemeen een specifiek formaat en zien er goed gepland en professioneel uit. Ze hebben elementen die universeel zijn, zoals begroetingen en sluitingen. Degenen die praten over factureringsprocedures bevatten informatie over het betalingsbeleid van een bedrijf en beschrijven hoe klanten hun facturen moeten betalen. Wijzigingen in dit beleid moeten per brief aan de klant worden meegedeeld, waarin ze schriftelijk op de hoogte worden gebracht van de wijzigingen die hebben plaatsgevonden.
Opening
De opening van de brief bevat de datum waarop deze is geschreven, de contactgegevens van de ontvanger en een begroeting. Het gedeelte van de brief met de begroeting "Geachte klant" wordt in dubbele ruimte onder de contactgegevens van de klant geschreven. De begroeting spreekt de klant correct aan met titels als de heer of mevrouw en de achternaam.
Doel van de brief
De doelparagraaf informeert uw klant dat u schrijft om hem te laten weten dat er wijzigingen in het factureringssysteem zullen plaatsvinden. Deze paragraaf dient ook garanties te bevatten dat deze brief geen incassofactuur is.
Effecten op de consument
De effectenparagraaf is gedetailleerd en geeft een overzicht van de manieren waarop de wijzigingen die uw bedrijf doorvoert, van invloed zullen zijn op de klant. Deze effecten kunnen een nieuw factuuradres zijn waarnaar betalingen moeten worden verzonden of nieuwe factuurdatums. Deze wijzigingen moeten positief en in het voordeel van de klant worden geschreven. Elke wijziging moet worden omschreven als een voordeel voor zowel de klant als uw bedrijf.
Sluiting
De afsluitende sectie moet uw slotverklaring aan de klant bevatten, zoals "Bedankt voor uw steun", "Met vriendelijke groet" of een simpele "Dank u". Het bevat uw getypte naam, uw handtekening en contactgegevens. Er moet ook een e-mailadres worden opgegeven zodat klanten contact met u kunnen opnemen als ze vragen hebben.