Inhoud
De tijd nemen om een trainingshandleiding voor medewerkers te schrijven, kan een hele klus lijken. Het gebruik van Microsoft Word 2007-tools maakt dit proces eenvoudiger. Maak wat planning voordat je begint met schrijven. Bepaal welke taken uw medewerkers moeten uitvoeren en welke kunnen worden beschreven om hen te helpen. Plan in welke situatie u de handleiding gaat gebruiken, of dit nu in een face-to-face les is of tijdens een zelfgeleide tour. Als u eenmaal een idee heeft van wat voor soort handleiding u nodig heeft, zijn hier enkele hulpmiddelen die u kunt gebruiken om uw idee werkelijkheid te laten worden.
Voorbereiding
Stap 1
Gebruik de randtool in Word om een lijst met taken op meerdere niveaus te maken die de werknemer moet leren. Dit proces helpt u te beslissen hoe lang uw handleiding zal zijn en helpt het werk in kleinere delen te verdelen, wat gemakkelijker uit te leggen is aan werknemers. Om het randgereedschap in Word te gebruiken, moet u beginnen met een leeg document en "Home" selecteren. In de groep "Alinea" zijn er 3 knoppen: punten, cijfers en een lijst met meerdere niveaus. Selecteer "lijst met meerdere niveaus" of klik op de pijl omlaag om een lijst met randopties te selecteren. U kunt ook uw eigen maken. Schrijf uw parameters. Ga naar het volgende niveau in uw lijst met meerdere niveaus door op "Tab" te drukken. Om terug te gaan, drukt u op "Shift + Tab". Schrijf stappen voor training en andere informatie om uw werknemers uit te leggen hoe ze de noodzakelijke taken op het werk moeten uitvoeren.
Stap 2
Gebruik de kop- en voettekstfuncties in Word om paginanummers, sectie-inhoud en een titel toe te voegen voor elke pagina in het document. Kop- en voetteksten zijn belangrijke visuele verwijzingen voor de werknemer om te weten waar hij zich bevindt in de trainingshandleiding. Tijdens de training helpt het toevoegen van nummers aan de pagina's om bepaalde pagina's te relateren aan bepaalde onderwerpen. Klik op "Invoegen tabblad", en selecteer vervolgens in het kop- en voettekstgedeelte "Header". U heeft opties voor koptekststijlen of u kunt uw eigen stijlen maken. De koptekst verschijnt op elke pagina van uw handleiding, of u kunt deze wijzigen zodat deze alleen op tegenoverliggende pagina's verschijnt, zodat uw handleiding een boekregel volgt. Voetteksten verschijnen onderaan de pagina en worden over het algemeen gebruikt om het paginanummer, de datums en gebruikersinformatie weer te geven. Klik op "Voettekst" in het kop- en voettekstgedeelte en zoals je eerder deed, heb je verschillende typen om uit te kiezen.
Stap 3
Voeg een omslag toe om uw trainingsmateriaal te onderscheiden van andere items die u aan uw medewerkers uitdeelt, zoals een medewerkersgids. Maak uw eigen omslag door te klikken op "Invoegen tabblad" en vervolgens op "Omslag" in het pagina-gedeelte. U zult een verscheidenheid aan omslagstijlen zien waaruit u kunt kiezen of uw eigen stijlen kunt maken. Geef uw handleiding een beschrijvende titel; vermeld de aanmaakdatum en de auteurs, aangezien deze handleidingen vaak in groepen worden geproduceerd.
Stap 4
Voeg koppen toe om u te helpen een inhoudsopgave voor uw trainingsdocument te maken. Dit helpt ook om visueel te organiseren om het gebruik van uw werknemer te vergemakkelijken. Maak verschillende stijlen van koppen voor elk onderwerp met behulp van de vooraf gemaakte rand (deze koptekst is niet dezelfde als die bovenaan de pagina). Koptekststijlen zijn lettertypestijlen die u gebruikt om verschillende trainingssecties aan te geven, evenals verschillende subsecties.
Als u een handleiding schrijft over het schrijven van bedrijfscorrespondentie, moet uw kop 1 "Hoe een zakelijke brief schrijven" zijn en vervolgens kan de ondertitel "Wat moet u opnemen" zijn. Om de koppen 1 en 2 te markeren, selecteert u "Home" en in de sectie stijlen ziet u een aantal verschillende stijlen waaruit u kunt kiezen, waaronder kop 1, kop 2, bijschrift, enz. Selecteer de tekst die u wilt als eerste kop 1 en klik op de sectie "Kop 1" om het belang ervan aan te geven. Klik op het volgende gedeelte om uw koptekst 2 te maken. Volg de hele rand en selecteer koptekst 1 en 2. Deze worden opgenomen in uw inhoudsopgave als u klaar bent.
Stap 5
Voeg een tabel en inhoud (TDC) toe om uw werknemer te helpen bij het vinden van informatie die hij nodig kan hebben. Als u de primaire en secundaire koppen al aan uw document heeft toegevoegd, laat Word dan het werk doen en maak de TDC voor u. Klik aan het begin van het document, waar u de TDC wilt laten verschijnen (meestal na de omslag) en klik op "Referenties" en vervolgens op "Inhoudsopgave" in het gelijknamige gedeelte. U ziet een lijst met automatische tabellen die u kunt gebruiken. Klik op een van de automatische selecties en uw TDC zou moeten verschijnen met de vooraf gekozen kopteksten.
Stap 6
Organiseer uw koppen en secties van uw trainingshandleiding in een stapsgewijze volgorde. Het laatste en meest essentiële deel van de handleiding zou de index moeten zijn. Hoe completer uw index, hoe gemakkelijker de leerling later antwoorden kan vinden aan de hand van het paginanummer. Selecteer een woord dat u wilt invoegen om een index te maken. Klik op "Referenties" en vervolgens op "Inchecken" om dit voor elk item dat u aan de index wilt toevoegen verder te doen. Als u klaar bent, scrolt u naar het einde van uw trainingshandleiding en voegt u de index toe door te klikken op "Referenties" en vervolgens op "Index invoegen".
Stap 7
Controleer de spelling en sla uw bestand op. Nadat je de eerste trainingshandleiding hebt gemaakt, kun je er een model van maken voor andere handleidingen door te klikken op "Openen" en vervolgens op "Opslaan als". Wanneer het dialoogvenster verschijnt, klik je in het gedeelte "Opslaan als type" op de pijl om omlaag en selecteer "Word-sjabloon (.dotx)" en dan kunt u uw werk hergebruiken in andere trainingshandleidingen.