Inhoud
Een van de meest frustrerende aspecten van het runnen van een bedrijf is het omgaan met slechte controles. Omgaan met geretourneerde cheques kan een lastig onderwerp zijn. Het moeilijkste probleem waarmee bedrijfseigenaren en managers te maken hebben, is hoe ze het onderwerp met de klant kunnen benaderen, vooral als u een frequente klant bent. Misschien is de meest gebruikelijke en hoffelijke manier om het geld te krijgen een goed geschreven brief over schulden.
routebeschrijving
-
Schrijf de brief op bedrijfsbriefpapier als u die hebt. Maak anders een eenvoudige koptekst met uw bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer met netnummer, bedrijfs-e-mailadres en webpagina.
-
Plaats de datum van de factuurletter bovenaan de linkerkant van de kaart.
-
Plaats het retouradres van uw klant aan de linkerkant van de brief, met twee spaties naar beneden, vanaf de datum.
-
Gebruik de juiste begroeting voor uw klant, twee spaties onder het retouradres. Gebruik de term 'Geachte' plus de achternaam, zoals 'Geachte heer Jones' of 'Geachte mevrouw Smith'. U kunt de algemene "Hallo" of "Groeten" gebruiken, maar een persoonlijke benadering is het beste. Vermijd het gebruik van de voornaam of een zeer informele begroeting zoals 'Hallo'.
-
Begin de brief door op een niet-bedreigende manier over schulden te praten. Een voorbeeld hiervan kan zijn: "We schrijven u om u te laten weten dat we een cheque van u hebben ontvangen die is geretourneerd."
-
Geef alle details met betrekking tot de no-nonsense cheque, zoals banknaam, chequenummer, datum en hoeveelheid geld. Vermeld ook het rekeningnummer van de klant en documenteer het saldo van dit account.
-
Vermeld uw "terugkeercontrole" -beleid als u er een heeft. Als u bijvoorbeeld een schriftelijk beleid heeft waarin wordt gespecificeerd dat de terugbetalingscheque $ 40 is, moet u dit vermelden en het bedrag samen met het bedrag van de cheque aanvragen. Geef altijd de klant het volledige verschuldigde bedrag, zoals "Stuur $ 300 voor de geretourneerde cheque plus $ 40 van de retourboete, voor een totaal van $ 340."
-
Instrueer de klant hoe hij de middelen naar u kan sturen. U kunt hen bijvoorbeeld vragen om het geld naar uw werkplek te brengen of een postwissel of cheque naar uw bedrijfsadres te sturen. U kunt ook telefonisch of persoonlijk vermelden of u creditcards of betaalpassen accepteert.
-
Vraag de klant om de schuld zo snel mogelijk te betalen en bij twijfel te bellen.
-
Werk de brief af met "Groeten" of "Heel erg bedankt" en uw naam en titel. Onderteken de brief die je hebt ingevoerd.
tips
- Wees altijd beleefd en professioneel in je brief.
waarschuwing
- Als u binnen tien werkdagen geen nieuws van de schuldenaar ontvangt, stuur dan een nieuwe brief,
- benadrukken dat het binnen een week moet worden geretourneerd.