Inhoud
Memo-achtige rapporten zijn geschikt voor korte documenten (minder dan tien pagina's) die binnen de organisatie worden verspreid. Verkooprapporten en projectanalysedocumenten zijn bijvoorbeeld kandidaten voor het memo-formaat. Ze vereisen niet alle pracht en praal die formele rapporten vereisen. Dit betreft voornamelijk rapporten die wekelijks, maandelijks of om de vier maanden worden verspreid. Desondanks moet u bij het plannen, schrijven en invullen van een memostijlrapport dezelfde zorgvuldigheid in acht nemen als bij elke zakelijke correspondentie.
routebeschrijving
-
Volg de onderwerpen die in het rapport worden behandeld. Neem het standpunt van de lezers en zorg ervoor dat u alle informatie opneemt die zij nodig hebben of willen hebben.
-
Zoek naar uw rapport. Verzamel alle relevante informatie die nodig is om de onderwerpen in stap 1 te behandelen.
-
Maak visuele ondersteuning om de gegevens te illustreren die u hebt verzameld. Geef elke afbeelding een relevante titel en een bijschrift.
-
Controleer uw zoekopdracht en bepaal welke titels u wilt gebruiken om uw rapport te splitsen en presenteren. Het formaat en de inhoud bepalen de titels van de secties. Het is bijvoorbeeld logisch dat een verkooprapport een sectie bevat voor elke verkoopregio of productlijn.
Plan het rapport
-
Schrijf de kern van uw rapport op, rekening houdend met uw lezer. Plaats waar nodig visuele ondersteuning.
-
Schrijf een administratieve samenvatting die lezers een kort overzicht geeft van belangrijke punten in het rapport.
-
Maak een index waarin wordt aangegeven waar de specifieke secties beginnen.
-
Maak een illustratietabel waarmee lezers weten waar elke grafiek, figuur of tabel kan worden gevonden.
-
Schrijf een verzendmemo. Als uw bedrijf afgedrukte memo's of een sjabloon gebruikt, gebruikt u deze. Gebruik anders een eenvoudig formaat. Zorg ervoor dat u kopjes en de velden "Van", "Aan", onderwerp en datum opneemt.
Schrijf het rapport
-
Stel het volledige rapport samen en plaats de onderdelen die u in de volgende volgorde hebt gemaakt: verzendmemorandum, inhoudsopgave, lijst met illustraties, administratieve samenvatting, rapporttekst.
-
Vraag een vriend of collega om uw rapport te bekijken.
-
Voer de nodige correcties uit.
Voltooi het rapport
tips
- Als uw rapport naar meerdere ontvangers gaat, kunt u een distributielijst maken in plaats van alle namen in de verzendmemo op te nemen. Zet de namen alfabetisch op alfabet of plaats de namen van de belangrijkste personen bovenaan de lijst. Maak je uitzendmemo alsof het de omslag van een cv is. Schrijf alsof u het rapport persoonlijk aan de lezer bezorgt. Populaire titels voor rapporten zijn: Inleiding, Probleemanalyse, Doelen, Aanbevelingen, Trends, Tijdlijn- en projectmijlpalen, Alternatieve methoden en kosten.