Inhoud
Memoires zijn een van de meest genoemde kenmerken van het dagelijks leven op kantoor, ze lijken bijna overal vandaan te komen en kunnen een bijna eindeloos aantal onderwerpen omvatten. Het uitgeven van memo's is echter voor een aantal basisdoelen en heeft meestal duidelijk herkenbare doelstellingen, die zich in het algemeen richten op het oplossen van situaties en het verstrekken van aanvullende informatie over een kwestie waarvoor geen vergadering nodig is.
problemen
Problemen kunnen snel worden geïdentificeerd en besproken in de context van een memorandum, waardoor werknemers zich onmiddellijk bewust worden van potentiële problemen en nieuwe uitdagingen die naderen. Deze problemen kunnen variëren, omdat sommige trends kunnen bespreken die zich op de lange termijn zullen ontwikkelen (bijvoorbeeld een vermindering van de effectiviteit van een bepaalde afdeling), of misschien minder formeel en directer zijn (zoals werknemers informeren over slecht weer). voordat ze aan het einde van de dag naar huis terugkeren). Kenmerkend voor deze memo's over problemen is dat ze feedback kunnen vragen om mogelijke oplossingen en toekomstige strategieën te overwegen.
oplossingen
Op oplossingen gebaseerde memo's kunnen een selectie van informatie bevatten, voorbeelden omvatten snelle correcties op technische problemen, aankondiging dat een nieuwe strategie is besloten om een bestaand probleem aan te pakken, of bieden actuele informatie over toegangscodes en beveiligingsmechanismen. Oplossingsmemoranda zijn ook een gelegenheid om aandacht te geven aan werknemers die hun nut of creativiteit hebben getoond om specifieke uitdagingen aan te gaan door met anderen te communiceren over hun successen (bijvoorbeeld: "We willen Mathew Baker bedanken voor zijn coördinatiewerk om ons kernnetwerk te verbeteren. computers, waardoor het systeem aanzienlijk sneller kan functioneren dan vorige maand. ").
terugkoppeling
Feedbackmemo's zijn er in veel verschillende vormen, hoewel deze kunnen worden onderscheiden tussen notities die naar verschillende werknemers worden gestuurd en notities die naar één persoon worden verzonden. Wanneer feedbackmemo's naar een grote groep worden gestuurd, kunnen ze hun werknemers op de hoogte brengen van kwesties die eerder in vergaderingen zijn opgeworpen, een gevoel van context en chronologie geven aan eerdere discussies (een voorbeeld hiervan is een memo waarmee werknemers worden bedankt voor het bijwonen van een bloeddonatie of teamwork oefening). Wanneer de feedback echter wordt verzonden naar een enkele medewerker, is deze doorgaans zeer specifiek en gerelateerd aan de kwaliteit van het werk dat door de werknemer wordt geleverd en welke gebieden moeten worden gericht op toekomstige verbeteringen.
Opmerkingen over situaties
Van tijd tot tijd kan het voor managers handig zijn om notities over lopende evenementen te sturen of om officiële opmerkingen te maken over bepaalde situaties, bijvoorbeeld: "We willen de brandweer hartelijk bedanken voor hun hulp tijdens de recente brand van ons magazijn ". Dit soort memorandum kan ook instructies bevatten voor werknemers om niet publiekelijk commentaar te leveren op bepaalde interne kwesties: bijvoorbeeld: "We zouden willen dat alle werknemers afzien van publiekelijk speculeren over onze mogelijke fusie met een ander bedrijf, wat overeenkomsten zou kunnen ondermijnen. wordt uitgevoerd. "