Inhoud
Microsoft Outlook is een populair programma voor het beheren van e-mails, contacten, taken en kalenders. De items die door het systeem worden beheerd, worden opgeslagen in een gegevensbestand dat in omvang toeneemt op basis van het aantal items. Een manier om het Outlook-gegevensbestand te verkleinen is om oudere gegevens uit de agenda te verwijderen, die door het programma in een back-upbestand kunnen worden opgeslagen of handmatig door de gebruiker kunnen worden verwijderd zonder een back-upbestand te maken.
routebeschrijving
-
Open Outlook en selecteer "Archiveren" in het menu "Bestand". Kies "Archiveer deze map en alle submappen" uit de beschikbare opties. Een dergelijke selectie archiveert items in elke agenda in uw Outlook-account.
-
Selecteer de map "Agenda" in de lijst in het archiefdialoogvenster. Kies een datum voor de lijst "Archiveer items ouder dan". Alle gegevens vóór de geselecteerde datum worden automatisch gearchiveerd. Selecteer een datum in de toekomst als u alle agenda-items wilt archiveren.
-
Schakel het selectievakje 'Items opnemen met' Niet automatisch archiveren 'aangevinkt' in als u alle items wilt opslaan. Als u de eerder weggelaten gegevens wilt verwijderen, laat u dit vak leeg.
-
Selecteer een locatie op de computer om het back-upbestand op te slaan. Als u de door Outlook aangeboden locatie wilt accepteren, laat u de standaardinstelling staan. Klik op "OK" en wacht tot het proces is voltooid.
Kalenderitems archiveren
-
Open Outlook en klik op "Agenda" in het linkernavigatievenster.
-
Selecteer 'Schikken op' in het menu Weergave en vervolgens 'Huidige weergave'. Klik op de optie "Op categorie".
-
Kies "Categorieën: (geen)" uit de beschikbare opties. Als u alle agendagegevens wilt verwijderen, drukt u op "Control" en "A" op het toetsenbord. Om specifieke items te selecteren, houdt u de "Control" -toets op het toetsenbord ingedrukt terwijl u items selecteert met de muis.
-
Druk op de knop "Verwijderen" op het toetsenbord nadat u alle items hebt geselecteerd.
Agendapunten handmatig verwijderen
tips
- De tijd die het kost om het archiveringsproces te voltooien, is afhankelijk van het aantal items dat in de agenda's is opgeslagen.
waarschuwing
- Kalenderitems handmatig verwijderen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt. Als u niet zeker weet of u oudere items wilt verwijderen, volgt u de procedures om ze te archiveren.