Inhoud
- Markeer belangrijke aandachtspunten
- Geef specifieke voorbeelden
- Vermijd Emotionele Zinnen
- Stel verbeteringen voor
Het maakt niet uit of je in een zakelijke of winkelomgeving werkt, als er zorgen zijn over je werk, moet je ze laten weten wat je baas is. Als je je zorgen via een brief laat zien, kan je baas precies begrijpen wat er gebeurt zonder ruimte te laten voor verkeerde interpretaties, omdat al je gedachten en ideeën duidelijk naar voren komen. Volg hiervoor enkele richtlijnen om ervoor te zorgen dat uw zorgen professioneel worden geregeld.
Markeer belangrijke aandachtspunten
Leg in de eerste alinea van de brief precies uit waarom u contact opneemt met uw baas. Gebruik de eerste twee zinnen om je te vertellen over je zorgen over je werk en vervolg met een duidelijke uitleg van wat je stoort. In het begin is het belangrijk om de belangrijkste reden tot bezorgdheid te markeren. Bijvoorbeeld:
"Hallo, meneer Smith, ik schrijf omdat ik een aantal ongemakkelijke zorgen heb over het landschapswerk dat aan mijn divisie is toegewezen." Tijdens mijn observatie merkte ik erg vermoeid personeel dat na uren arriveerde en machines onprofessioneel bediende.
Geef specifieke voorbeelden
Nadat het doel van de brief is uitgelegd, verdiept u de situatie door specifieke voorbeelden te geven. Dit geeft u een duidelijk beeld van de situatie en vermindert de kans dat uw brief onopgemerkt blijft. Bijvoorbeeld:
"Op 1 maart 2011 arriveerde Jason S. Masters op zijn werkplek om 10:45 uur, anderhalf uur na zijn aankomsttijd. Bij aankomst leek hij al te moe en begon hij de machines te bedienen zonder de verificatie van 'S Middags zag ik verschillende medewerkers werken met zware machines zonder hun helm te dragen of veiligheidsmaatregelen te nemen. "
Vermijd Emotionele Zinnen
Tijdens de productie van de brief, word niet overdreven emotioneel, omdat dit de professionaliteit en legitimiteit van de brief vermindert. Zorg ervoor dat alle uitspraken op feiten zijn gebaseerd en vrij zijn van emotionele connotaties. Het doel van de brief is om je baas te voorzien van de informatie die nodig is om de precieze oorzaken van de zorg te achterhalen, zodat hij actie kan ondernemen als hij dit nodig acht.
Stel verbeteringen voor
Aan het einde van de brief, maak suggesties over uw zorgen. Zorg ervoor dat ze echt suggesties zijn in plaats van vereisten. Gebruik vóór de suggestie zinnen als "Denk je dat het beter zou zijn ..." of "Kan nuttig zijn ...". Gebruik dit deel van de brief om uw ideeën te presenteren en te eindigen met een vergaderverzoek, zodat uw zorgen kunnen worden besproken en ideeën kunnen worden uitgewisseld om andere problemen op te lossen.