Inhoud
- Header en sluiting
- Hoofdtekststijl
- Technische verschillen in formaat
- Belangrijke vragen met betrekking tot het nawoord
De verschillen tussen zakelijke brieven en minder formele of persoonlijke brieven zijn te vinden in beide structuren van elk. Informele persoonlijke brieven laten de afzender toe naar eigen goeddunken met betrekking tot de plaatsing van de elementen en andere items van de brief. Aan de andere kant moeten zakelijke brieven voldoen aan strikte normen voor stijl en vorm. De belangrijkste elementen, zoals lay-out, alinea-indeling en technische opmaak, onderscheiden een passende zakelijke brief van een informele brief.
Header en sluiting
De koptekst van een zakelijke brief moet de naam, het adres en de datum van de afzender bevatten. Vul de koptekst in de linkermarge uit en selecteer een enkele spatie voor de informatie. De contactgegevens van de ontvanger moeten door een enkele spatie van de koptekst worden gescheiden en de volledige naam en het adres van de ontvanger bevatten, inclusief postcode. Iemand die een informele brief schrijft, kan ervoor kiezen om slechts één begroeting in de koptekst van de brief te gebruiken. Voor het sluiten van een zakelijke brief zijn een afscheidsgroet en een handtekening vereist. Vaak zal een zakelijke brief de handtekening bevatten, evenals de naam van de afzender die eronder is getypt en eventuele referenties of titels van de schrijver. Gebruik vier spaties tussen de afscheidsgroet en de getypte naam voor de handgeschreven handtekening. De naam van de afzender en een minder formele begroeting is voldoende wanneer een persoonlijke brief eindigt.
Hoofdtekststijl
Persoonlijke brieven van informele aard kunnen worden bewerkt zonder de stilistische beperkingen van een zakenbrief. De afzender kan een stijl of toon kiezen die past bij de normale kenmerken van interactie met de ontvanger. In een zakelijke brief moet de stijl in overeenstemming zijn met de bedoeling van de brief. Zakelijke brieven die zijn bedoeld om de ontvanger vertrouwd te maken met de afzender of zakelijke diensten, moeten beginnen met een inleiding. De afzender moet dan de tekstbalans gebruiken om de ontvanger op de hoogte te brengen van het voornemen of verzoek om actie. Een verkoopbrief moet bijvoorbeeld de verkoper en het product voorstellen, aangeven hoe het product de ontvanger van dienst zal zijn en uiteindelijk de lezer tot actie aanzetten - om het product of de dienst te kopen.
Technische verschillen in formaat
Standaard technische normen voor zakelijke brieven zijn voorzien van marges van 2 cm aan de zijkanten met een ruimte van 2,5 cm aan de boven- en onderkant van de pagina. Datums van zakelijke brieven moeten worden gespeld, niet afgekort, en moeten de maand, de dag en het jaar bevatten. Afzenders moeten geschikte titels gebruiken in zakelijke brieven, maar moeten overtolligheden vermijden. De volledige naam van de ontvanger moet in de begroeting voorkomen, met een dubbele punt in een zakelijke brief. De persoonlijke brief kan een voor- of titel en achternaam bevatten, gevolgd door een komma. Er moet een spatie staan tussen de titel, de contactgegevens van de schrijver en de openingsbegroeting. Een spatie is ook standaard tussen de begroeting en elk van de alinea's in de hoofdtekst van de brief. Gebruik 12-punts serif-lettertypen, zoals Times New Roman, in een zakelijke brief en enkele regelafstand tussen de tekst. Zakelijke brieven moeten altijd worden getypt, maar door ze met de hand te schrijven, krijgt u een persoonlijk tintje.
Belangrijke vragen met betrekking tot het nawoord
Na de sluiting moeten zakelijke brieven passende berichten bevatten, zoals het vrijgeven van exemplaren. Een "cc:" betekent dat de brief ook naar andere mensen is doorgestuurd. Het nawoord is ook de geschikte plaats voor de notatie van materiaal dat in een zakenbrief is opgenomen. Het begeleidende document moet worden vermeld, zoals items die zijn opgenomen na de afsluitende handtekening, met het nummer en de aard van het doospatroon in een zakelijke brief.