Inhoud
De meeste bedrijven, klein of groot, hebben een receptie of receptie. De standaardwerkwijzen van een medewerker die zich bezighoudt met klantenservice bestaat uit taken en verantwoordelijkheden die de efficiëntie van het bedrijf als geheel verbeteren. Deze werknemers moeten alle aspecten van hun rol volledig begrijpen om hun rol op de best mogelijke manier te vervullen.
Dienen als een gateway
De belangrijkste rol van een ontvangende medewerker is de "gateway" of poortwachter. U bent de eerste persoon die klanten zien bij aankomst en meestal de eerste persoon met wie ze praten wanneer ze naar kantoor bellen. Je moet vriendelijk en beleefd zijn tegenover de klanten, maar ook hun autoriteit behouden. Je houding zal een positieve of negatieve uitwerking hebben op het bedrijf als geheel en je moet dit altijd in gedachten houden. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de meerderen alleen de mensen ontvangen die ze tijd hebben om te ontvangen en met wie ze willen spreken. Behandel de persoon altijd direct en op de juiste manier; je moet iemand misschien vertellen dat hij een bericht moet achterlaten, of dat hij moet wachten.
Routinetaken
In de meeste kantoren moet de receptionist omgaan met dagelijkse activiteiten zoals het beheren van e-mail, het luisteren naar voicemail, het voorbereiden van geldzakken, het besproeien van planten en het opnieuw vullen van tabellen. Als u een lijst met alle taken van de dag bijhoudt, kunt u voorkomen dat u iets vergeet. Het is ook handig om een adresboek bij te houden met belangrijke en vaak gebruikte nummers, omdat het vaak de verantwoordelijkheid is van de oproep om onderhoud te bellen, IT en diverse andere mensen gedurende de dag wanneer zich problemen voordoen.
Het organiseren van de agenda van toezeggingen
Ten slotte, tenzij dit werk is gedelegeerd aan een andere medewerker, zoals de assistent van de chef, is de receptie waar de agenda wordt onderhouden. Wees u altijd bewust van aankomende activiteiten en geannuleerde afspraken. Vergeet niet om de namen en nummers op te geven van mensen die een afspraak willen maken op dagen die vol zijn, in het geval van een annulering. Soms kan het nodig zijn om voorlopige afspraken te maken, in dat geval, gewoon een post-it op het schema zetten. Vergeet niet om altijd potloden te gebruiken, omdat dit het wissen en verdoezelen in geval van tijdveranderingen vergemakkelijkt.
