Inhoud
- Beheer CEO-verplichtingen
- Organiseer uitstapjes
- Maak contact met bestuursleden
- Algemene administratieve en kantoortaken
- Kwalificaties en vaardigheden
- Werkomgeving en salaris
Een uitvoerend assistent van de chief executive (CEO) biedt vertrouwelijke en administratieve ondersteuning op hoog niveau aan de CEO. Functies kunnen administratief en projectmatig zijn en omvatten reisplanning, het organiseren van vergaderingen, het afhandelen van informatieverzoeken, rapportage en correspondentie en het contacteren van bestuursleden. In deze functie heeft de professional vaak te maken met vertrouwelijke informatie, dus de baan vereist diplomatie en discretie.
Beheer CEO-verplichtingen
CEO's hebben erg drukke schema's en veel werk. Daarom is het de verantwoordelijkheid van de uitvoerend assistent om deze items te beheren en ervoor te zorgen dat hij voldoende is voorbereid op de vergaderingen. Vóór hen kan de uitvoerend assistent de agenda van de vergadering voorbereiden en de nodige achtergrondinformatie verstrekken aan de CEO. Het is ook uw verantwoordelijkheid om de CEO op de hoogte te houden van het dagelijkse schema, zodat hij er op tijd is en weet waar hij moet zijn.
Organiseer uitstapjes
CEO's hebben de neiging om vaak te reizen, en het is vaak de verantwoordelijkheid van de uitvoerende assistent om deze reizen en logistiek te organiseren, waaronder het boeken van vluchten, autoverhuur en hotelaccommodatie. Hij is ook verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten, het verstrekken van basisinformatie en het invullen van onkostendeclaraties voor terugbetaling na een reis.
Maak contact met bestuursleden
Uitvoerende assistenten kunnen ook communiceren met de raad van bestuur. Taken kunnen zijn: het plannen van bestuursvergaderingen, het afhandelen van de logistiek van bestuursvergaderingen, het verzenden van materiaal ter beoordeling voor vergaderingen, het maken en verspreiden van notities en het verduidelijken van algemene vragen voor bestuursleden.
Algemene administratieve en kantoortaken
De uitvoerend assistent voert ook algemene administratieve en kantoortaken uit, zoals het beantwoorden van telefoons, het verzenden van faxen en correspondentie, het archiveren en het maken van fotokopieën. Het kan ook nodig zijn om de logistiek voor bezoekers te organiseren, telefoonconferenties te coördineren, aantekeningen te transcriberen en correspondentie te schrijven.
Kwalificaties en vaardigheden
Een bachelordiploma heeft vaak de voorkeur, maar een associate's degree kan acceptabel zijn met voldoende eerdere werkervaring. Werkgevers hebben de neiging om drie tot vijf jaar ervaring te zoeken in het ondersteunen van senior managers, geavanceerde computervaardigheden en het vermogen om 60 woorden per minuut te typen, noties van management en hoe om te gaan met vertrouwelijke informatie en multitasking. Persoonlijke eigenschappen zoals discretie, een hoog niveau van professionaliteit, veel aandacht voor detail, organisatie en schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden worden ook gevraagd.
Werkomgeving en salaris
Executive assistants werken vaak in een snelle kantooromgeving en moeten indien nodig overuren en weekenden maken, naast het begeleiden van de CEO op reis. Het salaris varieert sterk van bedrijf tot bedrijf, maar het waargenomen gemiddelde is ongeveer R $ 6.000.