Inhoud
De memo's die u als accountant schrijft, vertellen u veel over uw professionele ervaring en uw geloofwaardigheid. Accountants zijn verantwoordelijk voor het schrijven van allerlei soorten memo's, inclusief de informele voor collega's en supervisors, de formele memo's voor de afdelingseenheden en de facturen voor de klanten. Een slecht geschreven nota van de boekhouding kan de curatoren verwarren en het prestige van uw bedrijf schaden. Het leren schrijven van boekhoudmemo's met duidelijkheid en nauwkeurigheid is de sleutel tot effectieve zakelijke communicatie en het vestigen van een gunstige reputatie binnen uw organisatie.
routebeschrijving
-
Bepaal het publiek en het doel van uw memo. De meesten van hen worden gebruikt om aandacht te vestigen op problemen, oplossingen aan te dragen, de officiële doelen van het bedrijf te communiceren of nieuwe informatie over te brengen. Stuur geen memo naar een volledig kantoor als het maar één afdeling betreft. Houd ook rekening met de gevoeligheid van het materiaal en of de informatie beter zal worden doorgegeven via een officieel memorandum of persoonlijk wordt gecommuniceerd.
-
Formatteer de memoheader met behulp van de volgende secties: TO: (naam en titel van de ontvanger), DE: (uw naam en titel), DATE: (volledige en huidige datum) en SUBJECT: (waar de memo over gaat).
Zorg ervoor dat ontvangers worden behandeld met de juiste naam en formele functietitels. Wees specifiek en beknopt in je onderwerpregel. Bijvoorbeeld: "Einde semester" als onderwerpregel kan iets betekenen voor de ontvanger. Gebruik in plaats daarvan zoiets als "Nieuwe archiveringsprocessen aan het einde van het semester".
-
Geef een korte samenvatting van waar de memo over gaat in het openingssegment. Het doel van de inleiding is om de ontvanger duidelijk te maken waarom ze de memo ontvangen en waarom ze het document moeten lezen. Houd het openingssegment in een korte alinea.
-
Voeg een context toe die het probleem, de gebeurtenis, de omstandigheid of de context van de memo beschrijft. De context kan de openingszin zijn van uw volgende alinea ("Vanwege de verwarring met betrekking tot de archiveringsprocedures van het afgelopen semester ..."), of een volledige afzonderlijke alinea, afhankelijk van de hoeveelheid informatie die nodig is om alle ontvangers om op de hoogte te blijven.
Volg de context met het taaksegment, dat deel uitmaakt van de memo die beschrijft wat er wordt gedaan om het probleem op te lossen ("We implementeren nieuwe registratieprocedures voor volgend semester ..."). Houd het taakgedeelte aan een zin of een korte alinea, afhankelijk van de complexiteit van het probleem.
-
Volg de taakthread met een volledige discussie die extra details en ondersteuning biedt. De discussiethread moet het langste deel van de memo zijn en bevat alle feiten en onderzoeken die de aanbevolen aanbeveling (en) ondersteunen. Doorgaan met de meest relevante details en sterke punten van bewijs.
-
Sluit de memo af met een korte afsluiting, niet meer dan een alinea, die op een beleefde manier de acties beschrijft die u wilt dat de ontvanger van het memo ontvangt ("Begin volgende maand, volg de nieuwe opslagprocedures. .. "). Benadruk hoe de ontvanger ervan profiteert door de acties te volgen die in de memo worden geschetst ("We hopen dat deze nieuwe opslagprocedures uw tijd zullen besparen en uw werklast zullen verminderen ...")
tips
- Voeg lijsten, afbeeldingen, artikelen of andere relevante bronnen toe aan uw memo. Voeg een notitie toe aan het einde van de notitie als u bijlagen toevoegt, zoals 'Bijgevoegd: nieuwe opslagprocedure'.
- Als dit je eerste memo is, laat je een collega of supervisor deze controleren op juistheid en zorg je ervoor dat je niets achterlaat.
waarschuwing
- Het verzenden van een memo met het onjuist schrijven van de naam, titel of e-mailadres kan ertoe leiden dat collega's de notitie niet serieus nemen en zelfs hun reputatie schaden als er sprake is van herhaling. Controleer altijd twee keer om volledige nauwkeurigheid te krijgen voordat u de memo verzendt.