Inhoud
Een receptioniste is meestal de eerste persoon die u ziet bij het betreden van een kantooromgeving. Zijn primaire rol in elke organisatie, of het nu in de publieke, private of vrijwilligerssector is, is om de organisatie professioneel te vertegenwoordigen voor de gasten, en ook instap-ondersteuning te bieden met administratieve taken, planning en andere taken. De receptionisten kunnen blijven in de administratieve ondersteuningsfunctie of kunnen pas afgestudeerd zijn op de universiteit, en willen graag meer weten over de interne werking van het bedrijf waarin ze geïnteresseerd zijn.
administratief
Een van de doelstellingen van een receptioniste is om de administratieve functie van een bedrijf te ondersteunen. Kopiëren, archiveren en voorbereiden van documenten en het regelen van kantoorbenodigdheden en het leveren van de essentiële benodigdheden aan uw meerderen. Het behandelt ook inkomende en uitgaande e-mail.
Klantenservice
Het hoofddoel van dit beroep is klantenservice. Een receptionist beantwoordt de telefoon met een vriendelijke, professionele begroeting en leidt de oproepen naar de interne delen. Het beantwoorden van algemene vragen van klanten en potentiële klanten over bedrijfsuren, beschikbare producten, diensten en vergoedingen vallen ook onder de plichten van een receptionist.
Afspraken beheren
Een ander doel van een receptioniste is om de planning voor het bedrijf te beheren. Het beheert het afsprakenschema, inclusief nieuwe reserveringen, annuleringen en wijzigingen in afspraken. Het hebben van goede organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail zijn essentiële vaardigheden voor deze professional.
Andere taken
Het voorbereiden van kantoorkoffie, snacks en snacks voor vergaderingen en het bellen naar teamleden zijn voorbeelden van andere taken van de receptioniste. In sommige kantoren verzamelen receptionisten geld voor het sociaal comité, leveren parkeerkaarten en plaatsen in de ochtend.