Inhoud
Het overlijden van een partner, werknemer of klant kan een verwoestende klap zijn voor elk bedrijf. Het is gepast om medeleven uit te drukken met oprechtheid en mededogen als je weet dat een zakelijke collega een persoonlijke tragedie van deze omvang heeft doorgemaakt. Schrijf een sympathiebrief met gevoeligheid en op een meer persoonlijke manier dan een gewone zakelijke brief. Gebruik een speciaal tintje als u de ontvanger toespreekt over zakelijke aangelegenheden.
routebeschrijving
-
Gebruik briefhoofdpapier of papier van hoge kwaliteit. Schrijf geen condoleancebrief per e-mail of als een eenvoudige memo. Laat zien dat u zich bewust bent van de ernst van de situatie door uw brief op professionele wijze te presenteren en op een manier die aantoont dat u zich hebt gereflecteerd en de moeite hebt genomen om het te schrijven.
-
Zet de datum op de letter en begin met "Geachte (voornaam van persoon)." Dit lijkt misschien een klein detail, maar het is belangrijk om een eerste persoon aan te spreken in plaats van een titel te gebruiken door een persoonlijke boodschap over te brengen als uw medeleven met iemand die lijdt.
-
Bied uw condoleances aan voor het verlies van de ontvanger. Noem de overledene op naam en herkent de relatie tussen de persoon en de ontvanger van de brief. Bijvoorbeeld: "Aanvaard alstublieft mijn condoleances voor het verlies van uw oom, David." Tenzij u dicht bij de ontvanger staat buiten de professionele context, vermijd dan om te emotioneel te zijn, want het kan onjuist en ongepast lijken.
-
Leg uit dat je je niet kunt voorstellen hoe moeilijk de ontvanger is. De verlieservaring beïnvloedt elke persoon anders, dus kan het beledigend zijn om dergelijke uitdrukkingen op te nemen als: "Ik begrijp de ernst van wat je doormaakt heel goed omdat ik vorig jaar mijn broer Julius verloor." Type-uitdrukkingen kunnen ongevoelig lijken.
-
Neem de familie en medewerkers van de ontvanger op. Leg uit dat u begrijpt dat het verlies de partner, familieleden, kinderen, collega's of vrienden heeft getroffen en noem iedereen die u kent op naam van de overledene. Bijvoorbeeld: "Ik kan me alleen het verwoestende effect van Davids verlies tegen zijn geliefde vrouw Helen voorstellen."
-
Deel positieve herinneringen die je had met de doden of reflecteer op de beste kwaliteiten van de persoon. Praat bijvoorbeeld over de tijd dat u de persoon ontmoette bij een bedrijfsbarbecue en hoe haar gevoel voor humor alle gasten tevredenstelde. Als je de overledene niet persoonlijk hebt leren kennen, vermeld dan de goede dingen die je van hem gehoord hebt. Het belangrijkste is om oprecht te zijn.
-
Besluit door uw condoleances te bevestigen namens alle mensen in uw bedrijf. Leg condoleances uit naar zowel de ontvanger als uw familie.