Inhoud
E-mail wordt nog steeds gezien als een vorm van informele communicatie. Zelfs op het werk laten mensen vaak groeten, sluitingen en spelling weg. Aangezien e-mail meestal memo's heeft vervangen en de primaire vorm van zakelijke communicatie is geworden, is het volgen van de juiste etiquette en indeling belangrijk voor zowel duidelijkheid als respect voor andere werknemers.
Groeten en sluitingen
De begroetingen en sluitingen zijn afhankelijk van het type relatie dat u hebt met de ontvanger van de e-mail.
Begin in uw eerste e-mail met één persoon met "Geachte", gevolgd door zijn of haar naam. Het is meestal normaal om de voornaam te gebruiken tenzij uw bedrijf erg formeel is. Zodra de relatie al tot stand is gebracht, kunt u eenvoudigweg de naam van de persoon of meer informele begroetingen gebruiken, zoals 'Hallo' of 'Hallo', gevolgd door de naam van de ontvanger.
Gebruik bij het verzenden van berichten naar een groep altijd "Geachte", omdat e-mails die naar veel ontvangers worden verzonden, meestal formeler zijn. Gebruik geen complimenten zoals 'Goedemorgen' of 'Goedemiddag'. Wanneer de ontvanger de e-mail leest, kan dit een ander tijdstip van de dag zijn.
Sluitingen volgen dezelfde regels als begroetingen. Gebruik in de eerste e-mail een meer formele afsluiting, zoals 'Groeten' of 'Groeten'. Als u al e-mails hebt uitgewisseld, is sluiten niet nodig, maar vermeldt u altijd uw naam als uw handtekening.
Andere collecties
Voorafgaand aan de naleving is het onderwerp de eerste informatie die de ontvanger zal lezen. Zorg ervoor dat u het zinvol, duidelijk en kort maakt, zodat de persoon de inhoud van het bericht begrijpt en de juiste prioriteit geeft.
Met de komst van draagbare elektronische apparaten, vielen veel werknemers in de gewoonte om de inhoud van de e-mail in het onderwerp te plaatsen, in de mening dat dit voor de ontvanger handiger zou zijn. Dit type opmaak lijkt echter abrupt en grof.
opmaak
Gebruik de juiste spelling, interpunctie en hoofdletters. Het zorgen voor het passeren van de spellingscontrole en het corrigeren van typefouten toont respect voor collega's. Een misplaatste komma kan de betekenis van een zin veranderen. Houd in gedachten dat je collega's je gedachten niet kunnen lezen, dus maak de referenties duidelijk ("werk met hem samen aan dat project" - wie is "hij" en "welk project"?).
Schrijf nooit in hoofdletters. SCHRIJVEN IN KAPITAAL LAAT HET BLIJVEN DAT JE GILT MET DE COLLEGA.
Schrijf korte en objectieve paragrafen. Wees vriendelijk, maar vermijd grappen en sarcasme, die vaak verkeerd begrepen worden per e-mail, tenzij je een hechte relatie hebt. Tenslotte, ontdoen van de emoticons.
onderwijs
Een recente studie in het "Journal of Computer-Mediated Communication" toonde aan dat degenen die goed opgeleide e-mails sturen, gebruikersvriendelijker en gemakzuchtiger worden geacht dan de afzender van onbeschofte e-mails. Meer dan dat, ontvangers van opgeleide e-mails waren meer bereid om met hun afzenders te werken.
Je kunt goed onderwijs per e-mail laten zien op dezelfde manier als in het echte leven. Gebruik "alstublieft" en "dank u" bij het plaatsen van een bestelling.
Nogmaals, het gebruik van uw tijd om ervoor te zorgen dat de e-mail grammaticaal correct is, toont respect voor uw collega's. Het negeren van dat deel houdt in dat je eigen tijd belangrijker is dan de hunne.